Limitez la durée de vos réunions

Vous avez très certainement, dans votre vie professionnelle, déjà passé votre journée en réunion. A la sortie, vous vous êtes fait la réflexion que vous aviez perdu votre journée. Et vous avez sûrement raison. Quoi de pire que de passer des heures, entassé avec une dizaine de vos semblables dans un aquarium, à échanger sans vraiment savoir où vous vouliez en venir ?

La toute première chose à faire, lorsque vous organisez une réunion, est de définir un ordre du jour. Il peut vous paraître superflu. Et pourtant, il apporte une mine d’informations sur les sujets que vous souhaitez aborder. Cet ordre du jour devra contenir une phrase par thématique que vous souhaitez aborder durant cette réunion. Si toute votre société y est conviée, cela permettra à Dave Lawper de savoir si cela le concerne vraiment, ou si Herman Adgeur ne va pas y perdre son temps, ou encore si Mundir Hecteur peut en tirer une vraie valeur. Car oui, si vous estimez que la réunion n’a aucune valeur pour vous et que vous n’allez y apporter aucune valeur, à quoi bon y aller ? Vous allez y perdre votre temps, temps durant lequel vous pourriez être mille fois plus utile en accomplissant n’importe quoi d’autre. De plus, les participants sauront pourquoi ils y viennent et auront déjà des idées en tête. En quelques mots, l’ordre du jour aidera votre société à faire des économies ou (si on le reformule) à éviter des gaspillages inutiles.

Une fois l’ordre du jour défini, imposez-vous un créneau horaire pour votre réunion. Ici, c’est surtout la durée qui compte.

A quoi bon limiter la réunion ? On risque de ne pas pouvoir aborder tous les sujets. Ce sera fini quand ce sera fini.

Voilà bien la meilleure recette pour que le fil conducteur de votre réunion soit perdu et que le fil de discussion dérape vers des sujets qui n’ont plus rien à voir avec la thématique initiale de la réunion. Qui dit dérapage de sujet dit dérapage de durée. En revanche, si chacun des participant a conscience de la limite de temps impartie, il sera bien plus aisé pour l’animateur de la réunion de recentrer la discussion sur les sujets mis à l’ordre du jour, voire à presser certains bavards à être plus concis durant leurs interventions. Le stress du temps limité obligera à synthétiser rapidement les idées et surtout à obtenir des conclusions, voire un consensus. Là encore, vous réduisez les gaspillages liés aux pertes de temps.

En second effet kiss kool de la limitation du temps, vous éviterez l’épuisement de vos participants. Au bout de deux heures de réunion à écouter palabrer autour de sujets qui ne vous passionnent pas forcément, votre esprit s’envole et vous perdez en efficacité. Il sera souvent bien plus pertinent d’effectuer deux sessions de deux heures qu’une seule de huit.

En réponse à chacun des points de votre ordre du jour, forcez-vous à définir un actionnable en fin de réunion (si cette notion vous est inconnue, je vous autorise à faire une pauvre pour aller vous cultiver ici). Si votre réunion avait pour seul but d’être informative, alors vous pouvez vous passer de la définition d’un actionnable. Dans le cas contraire, vous avez certainement perdu votre temps. Qui plus est, une réunion de deux heures de laquelle ne sort aucun actionnable a de fortes chances d’avoir été en grande partie inutile.

En résumé, pour une réunion efficace et utile, réunissez les trois ingrédients magiques : l’ordre du jour, le créneau horaire à ne pas dépasser et la liste des actionnables avant de sortir de la salle de réunion.